CONCOURS 13-14-72
NATURE DU TRAVAIL : En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES : La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents, dans les limites de sa fonction prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée. Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille. Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal. Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur; elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut effectuer un suivi budgétaire. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
PLUS SPÉCIFIQUEMENT : La personne titulaire de ce poste voit à l’organisation des séances des instances politiques, prépare les documents de travail, dresse le procès-verbal de la séance du conseil des commissaires et du comité exécutif de même que les tirés à part, donne le suivi aux résolutions, s’occupe de l’archivage des documents légaux, est responsable de la publication des avis publics, fait la révision et la correction des documents produits par la direction générale (rapport annuel, bilan du directeur général, etc.), s’occupe du secrétariat des élections scolaires et assure le suivi des plaintes de parents. Elle assure aussi le suivi des demandes d’accès à l’information en conformité avec les dispositions légales qui régissent ce processus.
LES PERSONNES INTÉRESSÉES doivent faire parvenir leur offre de service au service des ressources humaines avant le 30 avril 2014, à 16 h à srhum@csdecou.qc.ca ou à la : Commission scolaire des Découvreurs, Service des ressources humaines, 100‑945, avenue Wolfe, Québec (Québec) G1V 4E2 - CONCOURS 13-14-72. Les candidatures reçues après cette date ne seront pas traitées.
Seules les personnes sélectionnées seront contactées.
La Commission scolaire participe à un programme d’accès à l’égalité en emploi
QUALIFICATIONS REQUISES :
Scolarité et expérience :
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire, ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.
Connaissances pratiques :
- Posséder d’excellentes connaissances sur les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat.
Exigences particulières :
- Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant parlée, qu’écrite de même que du logiciel de traitement de textes Word et du chiffrier électronique Excel;
- Être capable d’utiliser adéquatement un navigateur d’internet et son courrier électronique;
- Avoir des connaissances pratiques ou des aptitudes et de l’intérêt pour tout autre logiciel de bureautique ou de gestion, tels Powerpoint, Paie, Dofin, Achat Windows;
- Avoir de bonnes aptitudes sur le plan des relations humaines;
- Être capable de gérer la pression d’échéanciers et de demandes multiples simultanées;
- Faire preuve d’une très bonne capacité d’organisation et d’adaptation de même qu’un sens élevé de la discrétion
- Démontrer un très grand souci du détail et de la précision;
Des tests de français avancés (rédaction, grammaire, orthographe et nouvelle orthographe), de Word et d’Excel avancés de même que des tests psychométriques seront administrés pour valider les exigences requises.
TAUX DE TRAITEMENT : De 20,38 à 22,33 $ l’heure selon les qualifications.
Commission scolaire des Découvreurs
945, avenue Wolfe
Québec Québec
Canada G1V 4E2
