AMEQEmplois offre d'emploi: Secrétaire d’école - École primaire Amédée-Boutin
Le jeudi 28 mars 2024
Emplois en éducation

Secrétaire d’école - École primaire Amédée-Boutin

Organisation:
Commission scolaire de la Capitale
Région de travail:
Capitale-Nationale
Fin du concours:
Le lundi 27 octobre 2014 avant 16:00
Attention, cette offre d'emploi est échue
Type du poste:
32,5 heures/semaine
Catégorie d'emplois:
Personnel de soutien
Description
La personne titulaire de ce poste travaillera sous l’autorité de la direction de l’école.

Nature du travail

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école.

Attributions caractéristiques

De façon générale, la personne salariée de cette classe d’emplois :

• Planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard de la commission, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropriés; elle prend connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées.
• Selon les instructions et dans les limites de ses fonctions, répond aux demandes et doléances et apporte les solutions dans la mesure de sa compétence; en l’absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.
• Collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgétaires; elle effectue la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires; elle signe conjointement des chèques, concilie des comptes, recueille les argents pour diverses activités ou campagnes de financement.
• Compile les demandes de matériel du personnel de l’école, effectue les calculs nécessaires, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, elle procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution.
• Dresse l’inventaire physique des immobilisations de l’école et l’inventaire des livres de la bibliothèque. Pour les réparations de matériel et d’équipement, elle réquisitionne les services demandés et s’assure que les réparations ont été effectuées.
• Selon les instructions, dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent.
• Est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; elle remplit divers formulaires.
• Répond aux besoins des élèves; elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prend les mesures appropriées dans les situations d’urgence; elle peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins; elle remplit les rapports requis.
• Peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives.
• Répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
• Voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participantes et participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
• Rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de l’école selon la politique en vigueur.
• Utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique.  Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l’école pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun.
• Transmet les informations importantes concernant le service de garde et collabore, avec la technicienne du service de garde,  à la bonne marche de ce service.
• Peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d’école ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.
• Utilise les logiciels et outils informatiques suivants : Word, Achat Windows, courrier électronique, P-Caisse, Dofin, Infini. GPI et TIPA.
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Exigences

Qualifications requises
Scolarité

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autres exigences

• Maîtriser les logiciels Word et Excel.
• Très bonne connaissance du français tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Maîtriser les notions de base en comptabilité.
• Connaître les méthodes et les usages propres à la tenue d'un secrétariat d'école.

Salaire et avantages

(Mise à pied temporaire en vertu de l’article 7-2.00 de la convention collective)

Le taux horaire prévu s’étend de 18,72 à 22,34$ pour une semaine de travail de 32,5 heures. L’horaire de travail est de 7 h 45 à 11 h 30 et de 12 h 45 à 15 h 30, du lundi au vendredi.

Programme d’accès à l’égalité à l’emploi

La Commission scolaire de la Capitale applique un programme d’accès à l’égalité à l’emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles, les membres des minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à soumettre leur candidature.


Les qualifications des candidates et candidats pourront être vérifiées au moyen de tests.
Seules les personnes retenues seront convoquées.
 

Adresse où postuler
Courriel: srh2@cscapitale.qc.ca
Commission scolaire de la Capitale
1900, rue Côté
Québec Québec
Canada G1N 3Y5
Autre info
Toute candidate ou tout candidat doit poser sa candidature par écrit, par courrier régulier, au 1900, rue Côté, Québec (Québec), G1N 3Y5, par courrier électronique à srh2@cscapitale.qc.ca. Ces candidatures devront être REÇUES aux Services des ressources humaines, au plus tard, le lundi 27 octobre 2014 à 16 h.