L'emploi d'analyste à la Direction des services administratifs comporte l’évaluation, l’analyse, le développement et la réalisation des programmes et des processus administratifs. Il comporte également l’évaluation, l’analyse, l’organisation des travaux et l'assistance auprès des diverses unités administratives du collège concernant la gestion financière, notamment dans les secteurs suivants: la programmation et le contrôle budgétaire, la comptabilité, la préparation du budget de fonctionnement, la préparation du rapport financier annuel (RFA), les données financières intérimaires dont la déclaration dans le système ONB-FS du ministère des Finances au 31 mars, le financement dont la perception des revenus, la gestion des comptes à recevoir, la planification des déboursés, les opérations financières relatives à la paie et la production de différents rapports.
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES :
Bien que certaines tâches spécifiques seront plus particulièrement attribuées à la personne occupant ce remplacement, de manière générale, cette dernière est susceptible d’être impliquée dans l’un ou l’autre des domaines suivants :
Dans le domaine de la programmation, du contrôle budgétaire et de la comptabilité, la personne recueille les renseignements auprès des différents usagers des systèmes, identifie les sources potentielles de difficultés et évalue les moyens à mettre en place, en vue d’assurer l’application des normes et des procédures internes, le respect des règles budgétaires et des directives édictées par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES) encadrant l’action des cégeps dans la gestion des ressources matérielles et financières. Elle recueille et analyse les renseignements auprès des différentes unités administratives en vue de l’élaboration du budget de fonctionnement et à son suivi périodique, à l’élaboration et à l’application des normes et des procédures administratives reliées aux opérations financières et comptables et, par le fait même, à l’élaboration et au suivi des mesures de contrôle interne. Elle recueille et analyse les données financières en vue de la fermeture de l’exercice financier, à la préparation du RFA et au suivi découlant de l’analyse du RFA par le MEES.
Dans le domaine du financement, la personne recueille et analyse les données relatives à la gestion de la trésorerie, notamment en prenant les mesures appropriées pour accélérer la perception des comptes à recevoir, en planifiant les déboursés, en maximisant la gestion des liquidités et des emprunts à court terme (fonctionnement et investissement) et en assurant le suivi des emprunts à long terme au fonds des investissements.
Dans le domaine des opérations financières relatives à la paie, la personne participe à l’élaboration, applique et assure la gestion et l’utilisation efficientes des procédures ainsi que le respect des lois fiscales. Elle recueille et analyse les données financières en vue de l’élaboration des différents rapports financiers et fiscaux.
La personne coordonne les opérations relevant du secteur finance et s’assure de la qualité du travail accompli et du respect des échéanciers établis (comptabilité – finance – paie).
QUELQUES TÂCHES SPÉCIFIQUES :
La personne détentrice de ce poste sera plus particulièrement responsable des dossiers suivants :
Recueille, compile et analyse les différentes données tirées du système de gestion financière du cégep (CLARA) en vue de la production des documents et des rapports financiers trimestriels. Ces documents doivent permettre la transmission de données financières intérimaires dans le système ONB-FS du ministère des finances, dont celui du 31 mars, en vue de l’établissement des états financiers consolidés du gouvernement.
En tant que responsable de la transmission des données dans le Système sur les Personnels des Organismes Collégiaux (SPOC), procède aux différentes analyses des données financières tirées des systèmes de paie (GÉRÉMI) et de gestion financière (CLARA) en les comparant, spécifiquement pour les enseignants, aux données sur les tâches dans le système CLARA. Procède à la déclaration des données dans le système SPOC, prend connaissance des rapports d’incohérences, les analyse et détermine les corrections à effectuer dans les différents systèmes, s’il y a lieu.
Responsable de l’établissement des mesures de contrôle périodique reliées aux opérations administratives de la paie et des modifications à apporter dans le traitement informatique afin de prendre en considération le respect des lois, l’évolution des différents taux de retenue à la source et des taux de contribution de l’employeur dans les différents régimes d’avantages sociaux. Conseille et informe le personnel dans le traitement de demandes particulières et analyse les cas problème en vue d’apporter les solutions appropriées.
Responsable de la production et de l’analyse de différents rapports au regard de la paie (CARRA, T4 – relevés 1, CSST et autres), assure la qualité des données et agit à titre de répondant de la direction pour toute demande de renseignement au regard de ces dossiers.
Responsable opérationnel des systèmes informatiques suivants : mise à jour des données de base de «GÉRÉMI - Volet financier»
Analyse, propose et met à jour les procédures de contrôles sur des éléments liés à la gestion financière et comptable du cégep et en assure leurs suivis.
Assure la mise à jour des données fiscales en ce qui a trait aux taxes à la consommation
Procède à la production et à l’analyse de différents rapports de nature financière sur des dossiers spécifiques à la demande de son supérieur immédiat en vue de lui soumettre ses recommandations, en appui à des décisions budgétaires et financières à prendre.
Accomplit au besoin toute autre tâche connexe.
Conseille son supérieur immédiat sur toute question relevant de ses compétences.
La personne détentrice de ce remplacement devra apporter un soutien ou prendre en charge certaines tâches lorsque le contexte le nécessitera :
Responsable de l’application et du suivi des modules de gestion financière de CLARA, s’assure du bon fonctionnement du système auprès des différentes unités utilisatrices, analyse les cas problèmes, apporte des solutions, est responsable du support et de la formation des nouveaux utilisateurs et procède à l’élaboration des règles de fonctionnement administratives entre les différentes unités administratives et la Direction des services administratifs.
Supporte et assiste les différentes unités administratives dans la préparation de leurs données en vue de la préparation de leur budget de fonctionnement respectif.
Recueille, compile et analyse les différentes données établies par les différentes unités administratives en vue de l’élaboration du budget de fonctionnement du cégep et procède à la transcription de ces données dans le formulaire sous la forme prescrite par le MEES.
Exploite le système CLARA en vue de recueillir, compiler et analyser les données financières pour la préparation du RFA sous la forme prescrite par le MEES, pour l’élaboration des dossiers de vérification pour les fonds de fonctionnement et des investissements et pour la production des différents documents, dont les faits saillants, et ce en vue de la présentation des données financières aux différentes instances décisionnelles du cégep.
Analyse le projet de règlement du RFA produit par le MEES en vue de comprendre et de justifier l’acceptation, par la Direction des services administratifs, des ajustements proposés. Autorise l’entrée des ajustements en découlant et en assure le suivi.
Gestion des autorisations d’accès et de la mise à jour des paramètres de base de CLARA .
Analyse, propose et met à jour les procédures de contrôles sur des éléments liés à la gestion financière et comptable du cégep et en assure leurs suivis.
Participe au suivi des opérations financières entre le cégep et ses organismes apparentés tels que TransBioTech (TBT), le Centre de Robotique et de Vision Industrielle Inc (CRVI) et la Fondation du Cégep de Lévis-Lauzon.
Assure la mise à jour et l’analyse des améliorations à apporter aux applications tirées du système informatisé servant à la préparation du budget de fonctionnement (DBU) et à son suivi périodique.
QUALIFICATIONS REQUISES :
Détenir un diplôme universitaire de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié à l’emploi, notamment :
. Sciences commerciales
. Sciences de l’administration
Être membre en règle de l’ordre professionnel des comptables professionnels agréés du Québec (CPA) est un atout ;
MINIMUM : 40 963$ MAXIMUM : 75 644$
remplacement jusqu'en juillet 2017 avec possibilité de prolongation
