La personne effectue diverses tâches administratives requises pour le bon fonctionnement de la direction des affaires étudiantes et communautaires (DAÉC) et de la fondation.
La DAÉC est responsable des activités sportives, des activités socioculturelles, des services psychosociaux, des services de l’action communautaire et vie spirituelle, de l’aide financière aux étudiants, des services adaptés, du complexe sportif, des salles de spectacles et des services alimentaires.
QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES :
La personne se voit confier les responsabilités suivantes :
En lien avec les opérations de la DAÉC :
•Mettre en place des contrôles financiers et propose des améliorations dans les processus administratifs des différents services, notamment le Complexe sportif, les salles de spectacles et les services alimentaires;
•Coordonner le travail du personnel de soutien du magasin sportif dans la gestion quotidienne, notamment dans la confection des horaires et la formation des salariés étudiants.
•Effectuer diverses opérations administratives, notamment :
•Suivi des contrats et traitement des feuilles de temps pour le personnel hors convention;
•Suivi des achats d’équipements, des services et des réparations;
•Réalisation des suivis budgétaires;
•Recherche de données administratives en lien avec les budgets (masse salariale, facturation, statistique de vente, etc.);
•Création de clients dans le logiciel financier;
•Support aux responsables des services;
•Inscription aux activités parascolaires.
Agit comme lien privilégié entre la DAÉC et les services financiers;
•Participer à la réalisation de l’agenda ainsi qu’à la production et à la distribution des cartes étudiantes;
•Effectuer la programmation et l’opérationnalisation du logiciel de réservation des espaces;
•Effectuer le suivi des ententes de location des locaux de la ville de Québec, arrondissement de Charlesbourg;
•Effectuer le suivi des contrats de service au complexe sportif.
•Effectuer la réservation de certains espaces publics pour la clientèle intéressée.
En lien avec les opérations de l’œuvre des Titans et de la régie des clubs d’excellence (licences de BINGO) :
•Effectuer diverses tâches administratives, notamment :
•Les rapports mensuels des revenus et des dépenses;
•Les répartitions mensuelles des revenus dans les divers projets;
•Les conciliations bancaires;
•Les demandes de licences (mises à jour et rapports annuels);
•La mise à jour des données auprès du registraire des entreprises.
Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.
QUALIFICATIONS REQUISES :
Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques de comptabilité et de gestion ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
AUTRES EXIGENCES :
•Faire preuve d’initiative et d’autonomie;
•Avoir des aptitudes à évaluer des situations, résoudre des problèmes, établir des priorités et respecter les échéanciers ;
•Avoir le souci du service à la clientèle;
•Savoir travailler en équipe;
•Pouvoir apprendre dans l’action;
•Avoir le sens des responsabilités et une bonne tolérance au stress;
•Maîtriser les logiciels de la suite Office (Word, Excel) de façon fonctionnelle ;
•Maîtriser la langue française à l'oral et à l'écrit.
Échelle salariale : 18.43$ - 27.60$
