En plus d'offrir 305 programmes d'études, l'UQAM est un employeur de choix avec plus de 5600 employés. L'UQAM offre un vaste choix de carrières enrichissantes comportant une gamme enviable d'avantages en plus d'offrir de nombreuses occasions de satisfaire sa soif de culture et de connaissances. Située au coeur de Montréal à proximité d'une station de métro, d'une piste cyclable et d'une station de vélo Bixi, la vie à l'UQAM est empreinte d'un fort dynamisme.
Le Bureau d'intervention et de prévention en matière de harcèlement est responsable de prévenir et de faire cesser toute forme de harcèlement, qu'il soit psychologique, sexuel ou discriminatoire. Nous sommes actuellement à la recherche d'une personne dynamique et novatrice pour combler un emploi temporaire au Bureau d'intervention et de prévention en matière de harcèlement.
Votre mandat consistera notamment à :
1-Accueillir et renseigner la clientèle de vive voix, en personne ou par courriel et lui fournir les renseignements demandés;
2-Effectuer des recherches ou des vérifications sur les politiques, procédures, règlements ou communiquer avec les organismes ou intervenantes, intervenants concernés;
3-Rédiger des projets de lettres ou de courriels à partir de directives écrites ou verbales et les soumettre à la signature de la personne désignée;
4-Préparer les dossiers à l'étude en effectuant, si besoin, les consultations préalables et en assurer le suivi;
5-Préparer et mettre à jour les dossiers (sous format électronique et/ou papier) de la clientèle;
6-Tenir à jour l'agenda de la personne désignée en tenant compte des urgences, des priorités et des imprévus;
7-Planifier et organiser la logistique associée aux rendez-vous, réunions ou formations, préparer l'ordre du jour et les documents requis; le cas échéant, prendre les notes et rédiger les comptes rendus;
8-Tenir à jour la comptabilité relative au budget de fonctionnement et en effectuer la saisie de données correspondantes; concilier les rapports émis par les Services financiers avec les pièces qu'elle détient et informer la personne désignée des états de compte; assumer la responsabilité d'une petite caisse; à cet effet, s'assurer d'avoir les pièces justificatives à ces renflouements; compléter le formulaire approprié et l'acheminer à l'unité administrative concernée;
9-Collaborer à la rédaction et à la préparation du rapport annuel;
10-Préparer des documents et outils de formation et d'information;
11-Préparer différents documents tels que rapport de dépenses, réquisition interne générale et réquisition d'achat;
12-Préparer les contrats de services professionnels, veiller à leur signature et à leur transmission aux services concernés et assurer le suivi des dépenses;
13-Assister la personne désignée dans la préparation de documents relatifs au budget;
14-Effectuer l'inventaire des fournitures et veiller à l'achat du matériel nécessaire au bon fonctionnement du bureau;
15-Veiller au classement et à l'archivage des documents selon les normes du Service des archives et de gestion des documents;
16-Utiliser divers logiciels tels que Filemaker Pro.
Votre profil :
- Vous détenez un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou l'équivalent.
- Vous possédez quatre (4) années d'expérience pertinente.
- Vous savez faire preuve de discrétion et possédez une expérience avec le traitement de dossiers sensibles et hautement confidentiels.
- Vous possédez un bon sens de l'organisation.
Nous serions enchantés de vous rencontrer!
L'effet UQAM sur votre vie et votre carrière c'est :
- L'énergie d'un monde étudiant;
- L'influence d'un milieu urbain;
- Une belle qualité de vie.
Nous offrons un salaire annuel compétitif entre 40 084 $ et 55 485 $, un horaire de travail de jour, du lundi au vendredi, à raison de 35 heures par semaine et d'autres conditions de travail avantageuses.
Nous remercions les personnes de l'intérêt qu'elles portent à l'UQAM. Toutefois, seules les personnes retenues dans le processus de sélection recevront une réponse.
L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. La priorité sera donnée aux Canadiennes, Canadiens et aux résidentes, résidents permanents.
