Le cabinet du recteur voit à la gestion des dossiers courants du rectorat, veille à la mise en oeuvre du Plan stratégique institutionnel et assure la fonction de liaison entre le recteur, les instances internes et les milieux externes, incluant les trois paliers de gouvernement et les partenaires issus des milieux académiques, socioéconomiques et culturels.
Sous la responsabilité de la directrice du cabinet du recteur, votre mandat consistera principalement à :
1. Assurer l'accueil des visiteuses, visiteurs au cabinet du recteur, fournir des renseignements aux personnes et, le cas échéant, effectuer des recherches afin de répondre, de vive voix ou par courriel, aux demandes d'information;
2. Dépouiller le courrier, assurer le suivi de la correspondance et rédiger des projets de lettres ou de courriels aux fins de signature par les personnes désignées;
3. Apporter un soutien administratif à la directrice du Cabinet du recteur : gérer l'agenda, préparer les dossiers et veiller au suivi des décisions et des échéanciers;
4. Planifier et coordonner des rencontres et des réunions, dont celle de la haute direction, en assurant la conciliation des disponibilités, l'appel de points, la préparation de l'ordre du jour, la convocation, la mise en ligne des documents à l'étude, ainsi que la réservation de locaux et d'équipements; sur demande, prendre les notes et rédiger les comptes rendus;
5. Participer à la rédaction, à la révision linguistique ou à la mise en forme de divers documents (plan d'actions, bilans, rapport annuel, etc.) et outils d'information (directives, notes internes, cahiers de procédures, présentation, etc.);
6. Effectuer des recherches et des vérifications à l'aide de différents documents tels que politiques, procédures, règlements, rapports d'activités, revues de presse, etc.;
7. Collaborer à l'organisation de différentes activités impliquant le recteur ou la direction du cabinet: réception, événement honorifique, déplacement ou mission à l'étranger, etc.;
8. Tenir à jour la comptabilité relative au budget de fonctionnement du cabinet du recteur et effectuer la saisie de données correspondantes; concilier les rapports émis par les Services financiers et informer la personne désignée des états de compte;
9. Préparer différents documents tels que rapport de dépenses, réquisition interne générale, réquisition d'achat, contrat de services professionnels;
10. Accomplir temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
Votre profil
- Vous détenez un diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou l'équivalent, jumelé à quatre (4) années d'expérience pertinente, de préférence dans des environnements de haute direction;
- Vous avez une très bonne maîtrise du français, à l'oral et à l'écrit, et de très bonnes capacités rédactionnelles, ces capacités seront évaluées lors du processus de sélection;
- Vous possédez une bonne connaissance de l'anglais tant à l'oral qu'à l'écrit;
- Vous avez l'habitude de traiter des dossiers confidentiels et avez développé une éthique irréprochable ainsi que de solides réflexes en la matière;
- Vous maîtrisez la suite Office de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher);
- Vous êtes doté(e) d'un bon sens de l'organisation, vous faites preuve d'initiative, vous êtes autonome tout en étant une personne collaborative.
Nous serions enchantés de vous rencontrer!
Nous offrons un salaire annuel compétitif entre 40 084 $ et 55 485 $, un horaire de travail de jour, du lundi au vendredi à raison de 35 heures par semaine, et d'autres conditions de travail avantageuses (régime de retraite, perfectionnement, horaire d'été, etc.).
Nous remercions les personnes de l'intérêt qu'elles portent à l'UQAM. Toutefois, seules les personnes retenues dans le processus de sélection recevront une réponse.
L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. La priorité sera donnée aux Canadiennes, Canadiens et aux résidentes, résidents permanents.Posez votre candidature sur le site www.carrieres.uqam.ca. Si vous êtes déjà à cette adresse, cliquez sur "Postuler". Nous vous demanderons de vous authentifier puis, de répondre à une dizaine de questions. Vous devrez obligatoirement joindre votre curriculum vitae.
