Cette personne :
1. Effectue des recherches et des vérifications afin de fournir des renseignements à la direction, au personnel enseignant ainsi qu'à la clientèle externe de l'Université; règle les problèmes relevant de sa compétence; tient à jour les cahiers de procédures et politiques; communique avec différents organismes afin d'obtenir ou de transmettre de la documentation et des informations reliées à la gestion de ses activités;
2. Participe à la planification et à l'organisation des activités de l'unité à laquelle elle est associée telles que journées d'accueil, activités de formation et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation;
3. Accomplit les tâches cléricales nécessaires pour la préparation des dossiers présentés aux instances de l'Université ainsi que pour le suivi des processus des conventions collectives;
4. Tient à jour l'agenda de la personne désignée et prend les dispositions s'y rattachant telles que modification de l'agenda en tenant compte des urgences et des priorités; s'assure du respect des échéanciers et remet les cas en suspens à la personne désignée au moment approprié;
5. Effectue diverses tâches de support à l'organisation de réunions telles que conciliation des disponibilités, préparation de l'ordre du jour, etc.; assiste aux réunions, prend les notes, rédige les documents qui y sont associés tels que procès-verbaux et les extraits de résolution et assure le suivi des décisions qui en découle;
6. Tient à jour la comptabilité relative aux budgets de fonctionnement; concilie les rapports émis par les services financiers avec les pièces qu'elle détient et informe la personne désignée des états de compte; assume la responsabilité d'une petite caisse;
7. Tient à jour, compile et organise les données nécessaires à la production de divers documents tels que tableau, lettre, plan d'activités, statistiques, etc. et en effectue la saisie et le traitement de textes ou de données;
8. Dépouille le courrier, en prend connaissance, le trie et le distribue en fonction des priorités; rédige la correspondance, la transmet aux fins de signature et signe celle d'ordre courant et assure le suivi des dossiers;
9. Effectue diverses tâches relatives à la gestion des dossiers relevant de ses activités tels que compilation d'horaire variable, prise en note des messages d'absence, cueillette et vérification des feuilles du personnel avec les avis d'absence; complète les formulaires appropriés, les soumet aux fins de signature ou les signe lorsque permis par les normes et les procédures; règle les problèmes qui y sont associés et en assure le suivi.
Votre profil :
- Vous détenez un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou l'équivalent, jumelé à quatre (4) années d'expérience pertinente;
- Vous possédez une bonne connaissance du logiciel Excel;
- Vous avez de bonnes habiletés relationnelles, un bon sens de l'organisation et une capacité de travailler en équipe.
Nous offrons un salaire annuel compétitif entre 40 084 $ et 55 485 $ (en voie de révision) et un horaire de travail de jour, du lundi au vendredi, à raison de 35 heures par semaine et d'autres conditions de travail avantageuses (régime de retraite, perfectionnement, horaire d'été, etc.).
Nous remercions les personnes de l'intérêt qu'elles portent à l'UQAM. Toutefois, seules les personnes retenues dans le processus de sélection recevront une réponse.
L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. La priorité sera donnée aux Canadiennes, Canadiens et aux résidentes, résidents permanents.
