Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs
selon des méthodes et procédures de nature relativement complexe.
Attributions caractéristiques
La personne de cette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe qui portent notamment
sur la vérification des données inscrites sur les factures, bons de commande et bons de livraison; elle confronte les pièces et, si
nécessaire, elle les clarifie ou en rectifie la teneur en s'assurant du respect des normes et des procédures. Elle codifie les dépenses et
les identifie par service ou par catégorie. Elle peut également effectuer certains achats de valeur relativement peu élevée.
Dans un centre de documentation, elle accomplit des travaux tels que vérification de fiches, vérification de bons de commande, de
listes d’échanges, de réquisitions et de factures.
De façon générale, elle tient à jour les dossiers et les registres divers concernant le travail accompli, effectue la correspondance
inhérente à son travail et peut se voir confier un travail relativement spécialisé. Ainsi, dans le secteur des statistiques, elle établit
des relevés à partir d’informations disponibles ou qu’elle doit recueillir au préalable, le mode de compilation étant relativement
complexe.
Elle peut être responsable d'une partie ou de l'ensemble des travaux d'un secteur et, à ce titre, elle doit initier au travail les
nouvelles personnes agentes de bureau et coordonner le travail d'un groupe d’employés de soutien tout en participant à l'exécution
des travaux.
De façon spécifique, la personne
- accueille les personnes, reçoit et répond aux appels et aux courriels et fournit les renseignements d’ordre général sur les cours
- et les programmes offerts par la Formation continue;
- maintient à jour les banques de données concernant les demandes de renseignements de la clientèle potentielle, les partenaires,
- les différents regroupements, organismes, etc.;
- exécute des travaux administratifs de nature relativement complexe et effectue des tâches de secrétariat inhérentes aux besoins
- du secteur de l’Éducation permanente (statistiques, registre d’information, etc.);
- assure les réservations de locaux et les prêts de clés pour le pavillon Dujarié;
- effectue l’ensemble des envois postaux de l’Éducation permanente (factures des étudiants, répertoires, lettres d’invitation,
- etc.);
- effectue les appels automatisés et envoie des communiqués (Mio) aux étudiants;
- effectue les commandes de matériel de bureau pour l’Éducation permanente et s’assure du maintien de l’ordre du local
- d’impression;
- assure la reprise d’examen des étudiants de la Formation continue;
- assiste les étudiants dans leur utilisation d’Omnivox;
- exécute des travaux administratifs pour l’adjointe administrative;
- commande les dépliants publicitaires de l’Éducation permanente selon les règles établies et les prépare pour les aides
- pédagogiques individuels lors des journées Portes ouvertes;
- collabore, au besoin, à la prise d’appels des cours à la carte, des cours à temps partiel offerts par Emploi-Québec et des ateliers
- non crédités;
- assure la numérisation et les télécopies de documents pour le personnel du pavillon Dujarié;
- participe au processus d’accueil et d’inscriptions des cours du soir de la Formation continue et des AEC de jour.
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
Scolarité
Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou
une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente et avoir au moins une (1) année d'expérience
pertinente.
Exigences particulières (Connaissances sujettes à évaluation par le biais de tests de connaissances et d’entrevue)
- Très bonnes aptitudes pour le service à la clientèle et la communication;
- Très bon sens de l’organisation;
- Très bonne capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs dossiers en même temps;
- Bonne connaissance de la langue française (parlée et écrite) et connaissance de base de la langue anglaise (parlée);
- Être en mesure d’utiliser convenablement les progiciels de la SRIC et de CLARA, et ce, après avoir reçu un perfectionnement, si
- cela s’avère nécessaire;
- Bonnes aptitudes pour l’analyse, avoir le souci du détail et savoir faire preuve d’un bon jugement;
- Connaissances des méthodes et usages propres à la tenue d’un secrétariat;
- Bonne connaissance des logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, etc.);
- Connaissance de la messagerie GroupWise est un atout.
TAUX HORAIRE De 17,76 $ à 20,30 $
LIEU DE TRAVAIL 7050, rue Marie-Victorin, à Montréal
HORAIRE DE TRAVAIL Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30
DURÉE APPROXIMATIVE DU PROJET SPÉCIFIQUE Du 5 mars au 30 juin 2012 avec possibilité de prolongation ou jusqu’au retour de la titulaire ou après préavis de la Direction des ressources humaines
En vertu de la clause 5-1.14 de la convention collective, faire parvenir votre candidature, par écrit, en précisant le numéro du concours, AU PLUS TARD LE 24 FÉVRIER 2012, À 17 H au
CÉGEP MARIE-VICTORIN
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
Concours no 11-12 : SAD-19
7000, rue Marie-Victorin, Montréal (Québec) H1G 2J6
rh@collegemv.qc.ca
Télécopieur : 514 328-3818
Seules les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue de sélection seront contactées.
Adresse:
Cégep Marie-Victorin
7000, rue Marie-Victorin
Montréal Québec
Canada H1G 2J6
Le Cégep Marie-Victorin applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à s'identifier et à présenter leur candidature. Nos outils de sélection pourraient être adaptés selon les besoins des personnes handicapées.
(L'usage du genre masculin inclut le genre féminin; il n'est utilisé que pour alléger le texte)
