FONCTION
Relevant du directeur adjoint du campus, Services administratifs, le(la) titulaire effectuera les diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.
TÂCHES SPÉCIFIQUES
1. Répond aux requêtes téléphoniques, transfert et effectue les appels téléphoniques et fournit de l’information d’ordre générale;
2. Accueille les visiteurs externes, répond à leurs questions d’usage et les dirige selon les procédures établies;
3. Prépare, sépare et trie le courrier du directeur adjoint, Services administratifs;
4. Prépare textes et graphiques en utilisant les logiciels de traitement de texte ainsi que les tableurs;
5. Effectue toutes les services de photocopies (sauf pour les examens);
6. Reçoit et distribue le courrier provenant de l’extérieur;
7. Prépare le courrier à expédier en l’apportant parfois directement au bureau de poste;
8. Reçoit et distribue le courrier interne (provenant du personnel et des étudiant(e)s);
9. Effectue l’entrée des réservations des locaux dans le système central de réservation à partir de l’ordinateur à la réception;
10. Responsable de l’affichage d’avis sur les tableaux d’affichage réguliers et électroniques;
11. S’occupe du service des « objets trouvés »;
12. Distribue les clefs de boîte aux lettres, de bureaux et d’ascenseur et fournit les numéros d’accès permettant d’utiliser le photocopieur;
13. Maintient un registre concernant la distribution décrite ci haute;
14. Maintient un registre permettant le suivi de l’emprunt de la clef passe-partout;
15. Distribue et recueille les formulaires de tous genres;
16. Recueille les frais pour le stationnement mensuel et journalier (visiteur), prépare les dépôts et tient un registre approprié;
17. Signale les problèmes du système de stationnement au personnel de « terrains et bâtiments »;
18. Contrôle l’entrée et la sortie du stationnement à partir de l’ordinateur à la réception;
19. Attribue le nombre d’impressions et distribue les cartes de photocopie tout en recueillant les frais reliés à leur coût.
Effectue toutes autres tâches connexes, au besoin.
Formation Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente
Expérience Doit avoir au moins quatre (4) années d’expérience pertinente
Autres exigences Connaître la sténographie, la dactylographie et la disposition des textes
Connaître les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat
Aptitude à communiquer en anglais et en français, à l’oral et à l’écrit
Connaissance de l’environnement Windows et maîtrise de l’usage de logiciel de traitement de texte (Word) et de chiffrier électronique (Excel)
SALAIRE Entre 19,54 $ et 21,40 $ l'heure
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae à:
M. Jean Robert, Directeur
CHAMPLAIN REGIONAL COLLEGE (ST. LAWRENCE CAMPUS)
790, Nérée-Tremblay
Québec (Québec) G1V 4K2
Courriel: sratte@slc.qc.ca
Télécopieur : (418) 656-6925
N.B.: Il est possible que les candidat(e)s soient appelé(e)s à passer des tests de sélection.
Seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.
Champlain Regional College est un employeur favorisant l'accès à l'égalité et invite les candidat(e)s à identifier leur appartenance à un groupe visé par la Loi d'accès à l'égalité en emploi dans les organismes publics
