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du 12 avril 2024 au 3 mai 2024
Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.
Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui près de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.
Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.
Sous la direction du supérieur immédiat, la personne recherchée effectue diverses tâches relatives aux activités de recrutement étudiants pour supporter le travail de la technicienne en administration ainsi que celui des conseillères et conseillers aux futurs étudiants; effectue les liens avec les différentes personnes intervenantes; voit aux besoins logistiques et matériels et s'assure du paiement des étudiantes et étudiants ambassadeurs ayant été engagés.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Voit à la préparation du matériel et à la documentation requise en lien avec les activités de recrutement (p. ex. : visites guidées, tournées des cégeps et des écoles secondaires, envoie dans les écoles secondaires, activités ciblant les étudiants potentiels pour les études supérieures, etc.);
- Sollicite, l'appui et la collaboration de certaines ressources au sein des départements afin d'animer les activités de recrutement;
- Sollicite et fait le lien avec les étudiantes et étudiants ambassadeurs devant être engagés pour participer aux activités de recrutement; achemine les informations pertinentes aux membres de la communauté étudiante engagés; et s'assure du suivi des feuilles de temps (compilation, vérification, correction et divers suivis);
- Collabore avec la technicienne en administration à l'organisation des activités institutionnelles de recrutement comme la journée portes ouvertes, la soirée d'information, le Duo électrisant, la journée des futurs étudiants, etc. Pour ce faire, s'occupe des rappels téléphoniques, prépare le matériel nécessaire pour les activités et la documentation s'y rattachant, complète les formulaires administratifs requis et en assure le suivi;
- Assure la préparation des envois en vue des missions de recrutement à l'étranger et au Québec, ainsi que les centres de documentations;
- Fournit des renseignements aux différentes clientèles, assure la gestion des courriels et des appels téléphoniques de la boîte du service à la clientèle du service;
- Organise des réunions en faisant des convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires;
- Exécute et assure le suivi d'opérations administratives bien définies telles que : réquisition pour commande de biens et services, retour de marchandises, maintien de l'inventaire des fournitures de bureau et de l'entrepôt, réservation de matériel, de locaux ou de services; Procède aux demandes de soumissions (interne et externe);
- Effectue des recherches dans la documentation (papier, électronique ou autre) et communique avec les personnes-ressources afin d'obtenir ou de fournir des renseignements; Assure la coordination des sorties dans les écoles en préparant le matériel nécessaire (documentation, réservations de voitures, etc.);
- Utilise de façon optimale différents logiciels tels que traitement de textes, bases de données, moteur de recherche, courrier électronique. Fait l'apprentissage des nouveaux logiciels mis en application;
- Tient à jour un système de classement et procède à l'archivage de documents selon les procédures établies;
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Scolarité
- Diplôme d'études secondaires (DES).
Expérience
- Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente.
Autres
- Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
- Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
- Souci marqué pour le service à la clientèle.
RÉMUNÉRATION
Classe 5 (de 23,32 $ à 28,05 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
- 20 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées
DURÉE ET/OU HORAIRE DE TRAVAIL
Emploi régulier.
Temps complet - 35 heures par semaine.
À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.
Date limite de soumission des candidatures : vendredi 3 mai 2024, à 17 h.
Toute personne est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.
