Outre les Québécois anglophones et francophones, notre environnement multiculturel accueille des enseignants, des employés et des étudiants originaires de plus de 90 nations différentes du monde entier.
Notre établissement s'engage à assurer une représentation au sein de sa communauté. Le Cégep Vanier accueille les candidatures des membres des minorités visibles, des minorités ethniques, des femmes, des peuples autochtones, des personnes handicapées, des personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaire, ainsi que d'autres personnes possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés. L'établissement maintient son engagement pour l'excellence en éducation et reconnaît que l'augmentation de la diversité de son personnel contribue à cet objectif.
Titre d’emploi: Technicien ou technicienne en administration (remplacement)
Numéro de référence: S-23-24-3380
Catégorie d’emploi:Soutien
Services:Formation continue
Superviseur:Rowena Selby
Statut d’emploi: Remplacement à temps plein
Durée du contrat: Jusqu'au 18 juin 2025
Lieu du travail:Cégep Vanier
Horaire: Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)
Début de l’affichage:17 mai 2024
Fin de l’affichage: 24 mai 2024 à 17h00
Échelle salariale:$24.21 - $32.32
Date de début:17 juin 2024
Description:
Sous la supervision du cadre responsable, le/la technicien(ne) en administration effectue des diverses tâches techniques et administratives pour le compte des responsables de l'ensemble des projets internationaux de la formation continue, en particulier les programmes internationaux de l'AEC.
Plus particulièrement, mais sans s'y limiter, le/la technicien(ne) en administration:
- Collabore avec l'équipe internationale sur divers projets internationaux;
- Coordonne et soutient les préoccupations logistiques des étudiants internationaux avant et après leur arrivée (par exemple, l'assurance maladie, les préoccupations académiques et culturelles, les ateliers et les activités pour les étudiants, les horaires de cours);
- Fournit une assistance technique et des informations aux étudiants concernant les admissions et les dossiers, ou d'autres services aux étudiants;
- Organise le calendrier des cours des étudiants et des enseignants sur deux campus, en collaboration avec les conseillers pédagogiques;
- Saisit les horaires des étudiants internationaux dans Clara;
- Instruit les étudiants sur les procédures correctes pour remplir les formulaires et les demandes; explique les demandes, les exigences et les restrictions; examine les formulaires remplis pour vérifier leur exactitude et leur exhaustivité;
- Collabore avec les agents internationaux pour assurer le suivi des demandes d'étudiants étrangers et le paiement des commissions ;
- Distribue le matériel promotionnel et maintient l'inventaire pour les événements de recrutement international en collaboration avec le département de communication du Collège Vanier;
- Supervise l'utilisation et l'entretien des articles promotionnels, des ressources et des structures physiques nécessaires aux activités internationales en collaboration avec l'agent de communication;
- Entretient et met à jour le site Web et les plateformes de médias sociaux;
- Élabore et prépare le matériel lié à l'événement/activité, tel que les porte-noms, la signalisation, les livrets de programme, les menus, les cartes, les certificats et les guides pour les étudiants/agents;
- Organise la logistique des déplacements, l'hébergement et le transport du coordinateur et des professionnels;
- Prépare les budgets, aide à la comptabilité et prépare les rapports internes nécessaires;
- Assure la liaison avec le département des finances pour le suivi des budgets internationaux;
- Prépare les lettres et la correspondance, les contrats de service et les remboursements;
- Gère l'agenda et les frais de déplacement du coordinateur;
- Tient à jour la liste des demandes de biens d'équipement pour tous les programmes;
- Recherche, analyse et valide les propositions budgétaires, les soumissions et les demandes d'achat;
- Participe à la coordination du travail du personnel de soutien qui relève du bureau;
- Recueille et prépare des données provenant de diverses bases de données et sources à des fins d'analyse (ex : Clara / charges de travail des enseignants);
- Travaille en collaboration avec le registraire et d'autres services du Collège Vanier pour soutenir les initiatives internationales;
- Effectue toutes les tâches techniques et administratives nécessaires et tenir des dossiers.
Toute autre tâche connexe relevant de la classification de ce poste peut être assignée.
Classification: Technicien ou technicienne en administration (Administrative Technician)
Horaire: Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 (35 heures par semaine)
Contrat: Dès que possible jusqu'au 18 juin 2025.
Lieu: Campus Vanier St-Laurent et Parc Extension (550 Beaumont)
Qualifications:
- Dans le domaine de l’administration, un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou, dans le domaine de la bureautique, un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue.
Conditions exigées:
- Capacité à gérer et à hiérarchiser les tâches dans un environnement en évolution constante;
- Capacité à collaborer avec des collègues et des clients et à travailler en équipe;
- Approche fortement orientée vers le service aux étudiants;
- Très bonnes compétences en matière d'organisation et de relations humaines;
- Forte sensibilisation interculturelle et expérience de travail avec des personnes d'origines diverses;
- Connaissance intermédiaire de Microsoft Word et Excel (à tester);
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais (à tester);
- Très bonnes compétences en communication orale et écrite en français (à tester);
- Aptitude à travailler avec des informations détaillées (à tester);
- Aptitude à la communication et à la préparation de matériel promotionnel, et compétence en matière de médias sociaux;
- La connaissance d'une troisième langue, de préférence l'hindi, le mandarin ou l'espagnol, est un atout.
****Merci de postuler directement sur http://www.vaniercollege.qc.ca/human-resources/jobs/ afin que votre candidature soit considérée. ***
$24.21 - $32.32
