Dans son rapport 2016-2017, présenté au Conseil d'administration le 20 mars, l'ombudsman de l'UQAM Muriel Binette fait état d'une baisse du nombre de plaintes et de demandes de consultation reçues à son Bureau au cours de l'exercice par rapport à l'année précédente. L'ombudsman a reçu 496 demandes de consultation contre 601 en 2015-2016 et 393 plaintes contre 444 l'année précédente.

Les demandes concernant l'encadrement académique ou administratif ainsi que les services aux étudiants représentent près de 30% de la totalité des dossiers traités, plaintes et consultations confondues.
Photo: Nathalie St-Pierre
 

«Nous sommes revenus à une situation que je qualifierais de normale, dit l'ombudsman. Ce qui l'était moins, c'était la hausse importante, par rapport aux années précédentes, du nombre de demandes en 2015-2016. On note, toutefois, une légère hausse du nombre de plaintes aux cycles supérieurs en 2016-2017, en particulier au second cycle. Cela indique qu'il faut accorder davantage d'attention à l'amélioration de l'encadrement des étudiants de cycles supérieurs.»

Comme chaque année, la majorité des demandes (722 sur 889) provient des étudiants, de premier cycle principalement, et une bonne part de celles-ci ont trait à l'encadrement administratif, aux services offerts aux étudiants et à la perception des frais de scolarité et afférents.

La majorité des demandes reçues par l'ombudsman étaient des demandes de consultation (496), alors que 393 étaient des plaintes, dont 159 se sont avérées fondées. Des correctifs ont été apportés dans tous les cas où les plaintes ont été jugées fondées.

Les plaintes non fondées ne signifient pas que le plaignant avait tort de considérer une situation injuste, note Muriel Binette. «Dans la recherche d'amélioration des pratiques, l'analyse des plaintes non fondées peut être aussi révélatrice que celle des plaintes fondées. Quant aux consultations, elles jouent souvent un rôle déterminant dans la prévention des conflits en permettant de régler un bon nombre de situations problématiques avant que les choses ne dégénèrent.»

Encadrement et services

Les demandes (261) concernant l'encadrement académique ou administratif ainsi que les services aux étudiants (cheminement dans un programme, demandes d'annulation de cours hors délai, exclusion d'un programme, inscription aux cours, reconnaissance d'acquis) représentent près de 30 % de la totalité des dossiers traités, plaintes et consultations confondues. Les problèmes soulevés sont généralement attribuables à un manque d'assistance ou de compassion, à des retards ou à des erreurs dans l'information fournie par le personnel et à des délais indus dans le cheminement académique et dans la remise d'un diplôme.

«Bien que les plaintes soumises soient nombreuses, elles ne sont généralement pas de nature systémique, souligne Muriel Binette. Elles exigent plutôt une intervention au cas par cas afin de s'assurer que les décisions prises respectent les règles et soient justes et équitables.»  

Programmes professionnels

L'ombudsman recommande que des modifications soient apportées à l'article 4.4 du Règlement des études de cycles supérieurs ainsi qu'au mode de facturation des programmes de cycles supérieurs de type professionnel, comme les programmes courts et les diplômes d'études supérieures spécialisées (DESS), afin que les étudiants qui suivent ce type de programmes soient dispensés de l'obligation de s'inscrire au trimestre d'été.

«L'inscription obligatoire à chacun des trimestres, et non par crédits associés à un cours comme au premier cycle, a été établie pour tenir compte des périodes de rédaction de mémoire ou de thèse», explique l'ombudsman. Or, ce mode d'inscription ou de facturation pose problème pour les programmes de cycles supérieurs de type professionnel, notamment pour les programmes courts qui n'offrent pas de cours l'été. «La recommandation vise à mettre fin à l'exclusion technique d'étudiants faute d'inscriptions au trimestre d'été dans des programmes de cette nature. Ce problème systémique doit être résolu.»

Diplôme de sortie

Un étudiant qui met un terme à ses études dans un programme peut obtenir une attestation, un diplôme ou un grade de niveau inférieur, sous certaines conditions. On appelle cela un «diplôme de sortie». «Un étudiant qui, par exemple, abandonne ses études de baccalauréat pourrait recevoir un diplôme de certificat s'il a accumulé suffisamment de crédits, répondant ainsi aux conditions d'obtention de ce diplôme, indique Muriel Binette. Cette possibilité de "sortie" permet d'éviter que l'arrêt prématuré des études dans un programme entraîne la perte de la totalité des acquis et des investissements réalisés.»

Or, depuis 2015, un avis du Service de soutien académique empêche les étudiants qui sont en restriction à la poursuite de leurs études - ou en probation -, et qui souhaiteraient abandonner leur programme, de se prévaloir de cet avantage. «Cet avis est inéquitable dans la mesure où un étudiant qui rencontre les mêmes problèmes dans son cheminement académique que celui mis en probation pourrait obtenir un "diplôme de sortie"», observe l'ombudsman. Il est donc recommandé que «dans l'application et l'interprétation des règlements des études sur les conditions d'obtention d'un diplôme, un étudiant en probation, qui abandonne ses études avant terme, puisse avoir la possibilité d'obtenir un diplôme de sortie».

«Il s'agit d'offrir à tous les étudiants qui abandonnent leur programme la chance de faire évaluer leur dossier afin d'examiner la possibilité de recevoir ce diplôme», note Muriel Binette.

Révision de note

Sur l'ensemble des dossiers reliés à l'évaluation des études, 83 % des demandes concernent la contestation d'une note, la contestation de la décision du comité de révision d'une note, les modalités de l'entente d'évaluation et le retard dans l'évaluation d'un mémoire ou d'une thèse.

L'ombudsman recommande que le Vice-rectorat à la vie académique évalue la pertinence d'avoir une procédure accélérée de révision de note afin de mieux répondre aux situations urgentes, tout en respectant le droit des étudiants de demander que soit modifié un résultat d'évaluation, selon le processus prévu dans les règlements des études.    

«Pour faciliter les choses, le Service de soutien académique a préparé un projet de guide qui couvre tous les aspects du traitement d'une demande de révision de note, souligne Muriel Binette. Le document fait l'objet d'une consultation finale auprès des vice-doyens aux études et devrait bientôt être transmis aux unités académiques.» 

Dépôt d'un travail de recherche

La quatrième recommandation touche les mésententes entre un étudiant et sa direction de recherche entourant l'autorisation de dépôt d'un travail de recherche. Le Règlement des études de cycles supérieurs prescrit qu'un étudiant doit obtenir l'autorisation écrite de sa direction pour déposer un travail de recherche à des fins d'évaluation. En cas de refus du dépôt, il est possible de demander au directeur de recherche d'autoriser le dépôt sans que cela ait pour effet de le lier aux recommandations qu'il fera à titre de membre du jury d'évaluation.

Lorsqu'un étudiant veut quand même déposer son travail pour évaluation par un jury, malgré le refus de son directeur de recherche, le lien de confiance entre les deux parties est souvent brisé, remarque Muriel Binette. «Dans un tel contexte, le fait que le directeur de recherche puisse quand même faire partie du jury soulève un problème de conflit d'intérêts. Il faut que le Vice-rectorat à la vie académique procède aux modifications nécessaires afin que l'obligation de neutralité et d'impartialité du jury soit respectée.»

Personnes transgenres

L'ombudsman se réjouit du suivi effectué par la direction de l'UQAM concernant les moyens à prendre pour que les personnes transgenres puisent travailler ou étudier dans le respect de leur choix d'identité et d'expression de genre. Ainsi, des démarches sont en cours visant la création et l'utilisation prochaines d'un prénom privilégié pour, entre autres, les personnes transgenres. Ce prénom apparaîtrait dans les documents pour lesquels il n'y a pas d'obligation légale d'utiliser le nom officiel d'une personne.

Les Services à la vie étudiante, pour leur part, ont mis en place une formation de sensibilisation sur la diversité de genre. 

Source: UQAM