Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
De façon générale, cette personne peut se voir confier toute tâche compatible avec sa classification et apparaissant au plan de classification du personnel de soutien.
De façon plus spécifique, elle accomplit les tâches suivantes :
- réalise une partie ou l’ensemble des travaux d’un secteur d’activités, notamment et de façon non limitative, pour le secteur des AEC :
- assure les opérations relatives à l’accueil, à la réception et à la transmission d’informations tant pour la clientèle autant interne qu'externe;
- participe à l’organisation, à la logistique et au bon déroulement des différentes activités du service;
- recherche, recueille et organise les renseignements à inclure dans les dossiers, les tableaux, les rapports et la correspondance;
- met à jour des informations relatives aux différentes AEC, dans les différents médias ou moteurs de recherche (Facebook, site Internet, Repères, etc.);
- effectue, en collaboration avec le Service des communications et la direction de la formation continue, les tâches liées à la mise en œuvre des efforts promotionnels et publicitaires pour son service;
- effectue les différentes opérations relevant de sa fonction et liées au démarrage des AEC;
- compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que de la correspondance courante;
- effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes;
- tient à jour les échéanciers et s’assure qu’ils soient respectés;
- tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes;
- dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires;
- communique les informations relevant de sa compétence;
- conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire;
- participe au développement du système de classement du Collège et est responsable de la gestion documentaire du service;
- utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
QUALIFICATIONS REQUISES
Scolarité et expérience
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres exigences
- Aptitudes en relations interpersonnelles et souci du service à la clientèle;
- Autonomie professionnelle et esprit d’initiative;
- Bonne communication et aptitudes démontrées pour le travail d’équipe;
- Rapidité d’exécution, capacité à travailler dans des délais serrés et dynamisme;
- Bonne connaissance de l’utilisation des réseaux sociaux tels que Facebook et LinkedIn;
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office 365 (particulièrement Outlook, Word, Excel, Forms, et Lists) et d’Adobe Acrobat;
- Excellente maîtrise du français écrit et parlé.
Notez que lors du processus de sélection, des tests de français, Excel et Word niveau avancé devront être effectués.
Entre 25,20 $ à 29,07 $ l’heure, selon la scolarité et l’expérience
Le Cégep a adopté un programme d’accès à l’égalité, conformément à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans des organismes publics, et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent recevoir de l'assistance pour le processus de présélection et de sélection, si elles le désirent.
