Description

Mandat temporaire d'une durée approximative de 12 mois (remplacement de congé maternité)

MILIEU DE TRAVAIL

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les Directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l'étudiant (admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes).

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Le coordonnateur ou la coordonnatrice – cycles supérieurs soutient la direction administrative dans divers projets pédagogiques et administratifs. Cette personne collabore à la planification et à la coordination des projets, assure le suivi et en contrôle la qualité. De plus, elle agit à titre d’experte, étudie et solutionne les dossiers particuliers ou complexes soumis par ses collègues et/ou le département, de même que les problématiques techniques liées à la gestion des dossiers, aux processus ou à l’application des procédures.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Détermine les échéanciers et les priorités des opérations et des projets sous sa responsabilité.
Planifie, distribue, coordonne et encadre toutes les opérations et les projets (pédagogiques, administratifs) dont elle est responsable.
Soutient la direction administrative dans certaines tâches liées aux ressources humaines (gestion des absences, formation).
Supervise la mise en application des changements pédagogiques.
En collaboration avec les départements d’enseignement, rédige des plans de transition et établi les échéanciers. Supervise la mise en place des actions par l’équipe.
En collaboration avec des intervenants internes, gère et optimise les processus d’opérationnalisation de la gestion de la communauté étudiante participant à des ententes internationales et interuniversitaires.
Harmonise les actions et les projets en collaboration avec les coordonnatrices des opérations.
Rédige, vérifie ou tient à jour divers dossiers (rapports, statistiques, règlements, descriptions officielles, procédures et guides, etc.).
Soumet tout dossier requérant une attention particulière et soumet des recommandations à son supérieur ; effectue tout autre responsabilité à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou à améliorer la situation.

Opérations et amélioration des processus

Optimise et améliore les méthodes et les procédures de travail, de façon continue :

o Adapte les méthodes aux changements des règlements pédagogiques et administratifs ou introduits par les technologies.

o Propose et initie de nouveaux modes de fonctionnement et de nouveaux processus plus efficaces.

o Développe des outils permettant d’améliorer la qualité des services et d’optimiser les procédures de travail.

Gère et confectionne les horaires de cours et d'examens et participe à l’élaboration de l’offre de cours.
Produit des rapports d’analyse selon les besoins de la direction.
Gère les opérations en l’absence des coordonnatrices liées aux opérations.

Rôle conseil

Agit comme personne-ressource auprès de l’équipe, du service, de la direction pédagogique, des responsables pédagogiques et comme agent de liaison auprès des différents partenaires internes et externes.
Participe à des comités sur demande.
Étudie, traite et solutionne les dossiers particuliers ou complexes, requérant une attention particulière ou transmis par un membre de son équipe.
Rencontre les étudiants qui en manifestent le besoin ou dont les dossiers le nécessitent.
Agit à titre d’expert technique pour le système de gestion intégré.

Assurance qualité des dossiers étudiants

Contrôle la qualité de l’information saisie dans le système de gestion intégré, depuis l’admission jusqu’à la diplomation.
Supervise l’étude des dossiers étudiants et les recommandations d’octroi de diplômes ou de grade.

Communications et recrutement

Rédige des messages d’information générale aux étudiants en anglais et en français.
Soumet et fait le suivi des propositions d’amélioration de communications auprès des étudiants : site web, documents officiels, lettres, courriels, portail, etc.
Supervise la mise à jour des informations sur le site web, des documents reliés à la gestion du dossier étudiant et à la promotion des programmes.
Représente HEC Montréal lors des activités de recrutement et de promotion :

o Renseigne les clients potentiels sur les caractéristiques des programmes d’études de son secteur et en assure la promotion. Participe aux activités de recrutement du programme.

o Participe à l’accueil des étudiants nouvellement admis au programme.

o Anime des séances d’accueil et d’information en anglais et en français.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière ; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Exigences

Diplôme de deuxième cycle universitaire dans une discipline jugée appropriée et un minimum de deux années d’expérience de travail pertinente
Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
Maîtrise des logiciels de bureautique niveau avancé (Suite office, OneNote, Teams)
Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft, SAP)
Respect des règles d’éthiques relatives à la gestion de dossiers confidentiels
Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
Aptitudes pour la coordination d’équipe, leadership
Excellente capacité de gestion de divers projets simultanés, excellente organisation du travail
Forte capacité d’analyse et de synthèse, habileté pour la résolution de problèmes
Sens de l’organisation, de la planification et des priorités
Ouverture, initiative et autonomie
Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
Habiletés dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et écrites
Capacité à animer des séances d’accueil et d’information
Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints, bonne gestion du stress
Habiletés dans les relations interpersonnelles
Capacité d’adaptation aux changements
Respect des règles de confidentialité et équité dans le traitement des dossiers
Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier
Connaissance du système d'éducation et du milieu universitaire (atout)
Expérience en gestion de projet (atout)
Expérience en soutien technique (atout)
Connaissance d’outils de gestion de projet (atout)