Relevant de la Division gestion de projets d’infrastructures (DGPI) de la Direction des immeubles (DI), l’agente ou agent d’administration intégrera une équipe proactive, mobilisée et passionnée, reconnue pour son expertise et son engagement dans la concrétisation de projets stimulants. Vous contribuerez à développer et moderniser un parc immobilier en constante évolution, au bénéfice de toute la communauté universitaire.
Pour ce mandat, le candidat sera affecté au projet majeur du campus MIL phase II sur l’Ile de Montréal. Il s’agit d’une occasion unique de contribuer à un projet d'envergure.
Si vous souhaitez laisser votre empreinte sur des réalisations structurantes et contribuer à façonner les environnements de demain, ce défi est pour vous.
Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous
- Vous aimez être au cœur de l’action et jouer un rôle essentiel auprès d’une équipe projet, en collaborant avec des intervenants de différents horizons.
- Vous avez le sens de l’organisation et de la rigueur et savez gérer plusieurs dossiers simultanément, assurer les suivis et respecter les échéances.
- Vous faites preuve d’autonomie et d’initiative, savez anticiper les besoins et contribuer à la résolution de situations particulières.
- Vous avez un bon esprit d’analyse et de synthèse et savez communiquer clairement l’information, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Vous vous adaptez facilement à un environnement en évolution et faites preuve de jugement, de discrétion et de professionnalisme.
Vos défis au quotidien
- Assurer la coordination et la circulation de l’information entre la Directrice de projet, l’équipe, les clients, consultants, entrepreneurs, fournisseurs et autres parties prenantes.
- Gérer et assurer la qualité de la documentation du projet, notamment les documents administratifs, rapports et communications, en veillant à leur conformité, leur exactitude et leur mise à jour.
- Organiser et coordonner les réunions et les activités de la Directrice de projet, incluant la gestion de l’agenda, la préparation des documents et des outils de suivi nécessaires au bon déroulement des mandats.
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des comptes rendus et procès-verbaux, notamment pour les réunions de chantier, tout en assurant le suivi des décisions, des actions et des échéanciers.
- Préparer des synthèses, rapports et tableaux de suivi en effectuant les recherches nécessaires afin de faciliter le suivi des dossiers et soutenir la prise de décision de l’équipe de projet.
- Contribuer à l’amélioration continue des pratiques administratives, en développant et en optimisant les outils, gabarits et procédures, tout en assurant une gestion professionnelle de la correspondance et un service de qualité auprès des différents intervenants.
Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle
- Un baccalauréat en administration ou dans une discipline reliée et pertinente.
- Un minimum de 1 à 2 ans d’expérience pertinente en administration dans le domaine de la construction, notamment en suivi de travaux de construction.
- Expérience en rédaction de procès-verbaux dans le cadre de projets de construction; une expérience en préparation de rapports, de synthèses ou de tableaux de suivi de projet constitue un atout important.
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Office et logiciels de gestion documentaire.
- Connaissance d’un logiciel de gestion de la construction, tel que Procore, constitue un atout.
Notre promesse employeur
- Un salaire annuel entre 61 140 $ à 87 342 $ en fonction de votre expérience.
- Une organisation du travail en mode hybride.
- Des perspectives de carrière diversifiées et intéressantes ainsi qu’une offre de formation continue.
- Un accès facile en transport collectif.
Davantage d’information sur ce poste
- Poste temporaire à temps plein – Contrat à durée déterminée d’une période de trois (3) ans, avec possibilité de prolongation.
- Lieu: Campus de Montréal - Pavillon Direction des immeubles – 2787, chemin des Services, Montréal.
- Entrée en fonction : dès que possible.
- Affichage simultané interne et externe.
- Association des cadres et professionnels de l’Université de Montréal (ACPUM).
