La personne titulaire assiste sa supérieure immédiate ou son supérieur immédiat dans l'accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, des ressources financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission de l'unité. En l'absence de sa supérieure immédiate ou son supérieur immédiat, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche des activités.
Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines ainsi que des ressources financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et remplit les formulaires administratifs requis.
A la responsabilité de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants, fournit et obtient de l'information sur des sujets variés et complexes.
Collabore à la bonne marche des dossiers en colligeant l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur.
Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure immédiate ou son supérieur immédiat et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.
Prend les dispositions relatives à l'agenda de sa supérieure immédiate ou son supérieur immédiat. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assure de la présence de sa supérieure immédiate ou de son supérieur immédiat à ses différents rendez-vous.
Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteuses et les visiteurs, s'informe de l'objet de l'entretien et prépare les documents nécessaires, oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec sa supérieure immédiate ou son supérieur immédiat.
Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence. Rédige des projets de réponse complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers.
Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Peut être appelée à assister aux réunions, à prendre note des délibérations, à rédiger les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.
Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d'archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.
Saisit divers documents tels que lettres, rapports, formulaires administratifs, tableaux statistiques ou financiers et listes. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l'orthographe et la grammaire. Signe certains documents.
Utilise les logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations.
Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages.
Utilise et voit à l'entretien courant des divers appareils tels que système informatisé de traitement de l'information, machine à écrire, photocopieur et télécopieur.
Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur la classe.
Scolarité
Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
Expérience
Cinq (5) années d'expérience pertinente
COMPÉTENCES RECHERCHÉES
• Capacité à travailler en équipe
• Sens du service à la clientèle
• Polyvalence
• Rigueur
• Sens de l’éthique
• Tact et diplomatie
• Autonomie et initiative
• Maîtrise du français
• Maîtrise des logiciels de la suite Office
Classe 64 dans une échelle de salaire horaire se situant entre 20,81 $ et 25,25 $ selon les qualifications et l’expérience
Adresse:
École nationale d'administration publique ENAP
555, boulevard Charest Est
Québec Québec
Canada G1K 9E5
