SERVICE / DÉPARTEMENT / SECTEUR : Direction des ressources matérielles
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT : Patrick Gravel, directeur
PRÉDÉCESSEUR : Nicole Lécuyer
CHARGE DE TRAVAIL : Temps complet, 35 heures/semaine
HORAIRE : Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30 – Régime d’horaire flexible
# Effectif : 106
Le Collège de Rosemont est un établissement d'enseignement supérieur, fier de sa culture et de ses traditions. Il se démarque par son mandat provincial de formation à distance confié au Cégep@distance, par l'originalité de ses programmes d'études et par ses efforts constants pour s'adapter aux besoins de la population étudiante. Innovateur, humain et tourné vers l'avenir, il a intégré le développement durable au cœur de son identité.
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NATURE DU TRAVAIL
Sous l’autorité des cadres responsables, en collaboration avec les autres employé(e)s et tel que prévu au plan de classification du personnel de soutien, le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir les diverses tâches d’un secrétariat, plus particulièrement les fonctions les plus complexes de collaboration auprès d’une ou de plusieurs personnes.
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES :
GÉNÉRALE :
1. Voit à l’organisation des réunions et, au besoin, y assister, préparer l’ordre du jour et les documents à l’étude, rédiger le compte rendu, le distribuer et tenir à jour les dossiers.
2. Reçoit, répond et achemine les appels du directeur.
3. Accueille les visiteurs et répond à leurs demandes.
4. Assure le secrétariat pour l’ensemble du service
5. Effectue la saisie et le suivi de l’horaire flexible de certains employés des ressources matérielles.
6. Transmet les horaires d’occupation des locaux aux personnes responsables
7. Produit, rédige met à jour et classe tout document en lien avec le fonctionnement de la direction
8. Produit, rédige met à jour et classe tout document associé aux fournisseurs de services tels que cafétéria, résidence étudiante, stationnement, etc.
9. Apporte son soutien à la gestion des vignettes de stationnement, en tenant l’inventaire et assure le suivi monétaire.
10. Dépouille le courrier de l’ensemble de la direction, en prend connaissance, le redistribue, répond à la correspondance courante et voit avec le directeur des suites à assurer.
11. Prépare les factures, au besoin joint les pièces justificatives pour approbation auprès des responsables budgétaires de la direction
12. Assure l’approvisionnement en fourniture de bureau de la direction
13. Prépare des réquisitions d’achat pour l’ensemble du service
14. Occasionnellement, peut être appelée à remplacer le ou la téléphoniste à l’accueil du Collège.
ENTRETIEN SPÉCIALISÉ :
15. Soutien la gestion des clés, l’inventaire des espaces (SILC), la mise à jour de base de données d’entretien préventif et correctif, PGMAI, route de travail,
16. Participe à l’organisation matérielle du bureau (aménagement, équipement de bureau, signalisation, réparation des appareils et suivi, etc.).
17. Répond aux appels des services et départements lorsque requit et transmet la demande à la personne visée par le travail à faire tout en jugeant de la pertinence et de l’urgence de l’appel.
18. Prépare les bons de travail.
APPROVISIONNEMENT :
19. Apporte son soutien dans la rédaction de cahiers de charges, devis, appel d’offres, etc…
20. Remet aux soumissionnaires les documents d’appel d’offres, perçoit l’argent si requis.
21. Transmet aux soumissionnaires les addendas
22. Apporte son soutien au directeur dans le cadre d’appel d’offres public
23. Prépare les comptes rendus d’ouverture des soumissions.
24. Prépare toute documentation associée à la signature de contrat
CONSTRUCTION :
25. Apporte son soutien au suivi des quittances, des paiements, des ordres de changements, des listes de déficiences, etc… Dresse des tableaux pertinents à l’aide de chiffrier informatique.
26. Prépare et tient à jour les cartables d’entretien et de fin de projet.
27. Assure le classement des différents documents informatiques dans le respect de l’arborescence identifiée par la direction.
28. Apporte le support nécessaire aux règlements de dossier légaux.
29. Accomplit toute autre tâche connexe.
QUALIFICATIONS REQUISES
Détenir un diplôme d’études collégiales avec champ de spécialisation approprié ou détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Avoir au moins quatre (4) années d’expérience pertinente.
EXIGENCES PARTICULIÈRES :
1. Excellente maîtrise du français écrit et oral.
2. Saisie de donnée – Vitesse minimum de 45 mots/minute.
3. Habileté de prise de notes.
4. Excellente connaissance des logiciels bureautiques de la suite Office : Word, Excel, PowerPoint, Access, etc.
Salaire annuel : Entre 35 217,00 $ et 38 565,80 $.
Adresse:
Cégep de Rosemont
6400, 16e Avenue
Montréal Québec
Canada H1X 2S9
