Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteuses et les visiteurs et les oriente à la bonne ressource, au besoin.
Collabore à l'intégration des étudiants, des chargés de cours et des personnes-ressources.
Collaboreà la logistique de toutes les activités d’enseignement et de perfectionnement.
Assiste la directrice dans l’accomplissement de l'administration du budget; recueille, compile des statistiques et prépare divers rapports, tableaux, etc.
Procède aux réservations de salles de classe, d’ateliers, de la salle de vidéoconférence ainsi qu’à la location de ces locaux, s’il y a lieu.
Effectue les demandes de paiements, les rapports de frais de déplacement et de représentation pour le personnel de l’ENAP.
Organise les déplacements et procède aux réservations.
Assume la responsabilité du système de classement et applique le maintien de la procédure d’archivage.
Remplit les réquisitions de matériel et de fournitures et en effectue le suivi.
Rédige certaines correspondances pour la soumettre à la signature de la directrice.
Assure l’organisation, la gestion et la distribution du courrier interne.
Utilise et voit à l'entretien courant des divers appareils tels que système informatisé de traitement de l'information, imprimantes, photocopieur, système téléphonique, appareils portables, canon-projecteur, système de vidéoconférence et téléconférence ou tout autre appareil de l’École, et fait les appels de service lorsque requis.
Assiste la directrice dans la production des documents publicitaires ou de renseignements destinés aux différentes clientèles du campus.
Organise les envois en nombre à l’intention des étudiants, des collaborateurs de l’École ou de toute autre clientèle.
Assiste les professeurs dans la production de documents.
Assiste la directrice et les professeurs dans la coordination de la préparation des recueils de textes, la reprographie et la vente.
Participe avec la directrice à la bonne marche des activités du secteur, d'événements ou des activités spéciales telles que colloques, congrès, expositions, etc.
Effectue différentes tâches de bureau telles que le tri et le classement de dossiers, l'affichage, la réception, la distribution, l'adressage et l'expédition du courrier, la photocopie et l'assemblage de documents.
Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur la classe.
Scolarité
Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
Expérience
Quatre (4) années d'expérience pertinente
• Aptitude pour le service à la clientèle
• Autonomie et jugement
• Capacité de travailler dans un contexte complexe et changeant
• Capacité de travailler en équipe
• Sens de l’organisation et rigueur
• Habiletés relationnelles
• Très bonne connaissance de la suite Office
• Excellente maitrise du français
• La maitrise de l’anglais sera considérée comme un atout
Classe 3, entre 18,88 $ et 22,37 $ l’heure, selon les qualifications et l’expérience
Adresse:
École nationale d'administration publique ENAP
555, boulevard Charest Est
Montréal Québec
Canada G1K 9E5
