Description

Milieu de travail

La Direction des programmes de certificat est responsable du développement et de la gestion de plus de 220 cours différents associés à plus de 50 microprogrammes et certificats tout en permettant aux étudiants qui le désirent d’obtenir un baccalauréat en gestion. Les programmes de certificats comptent plus de 10 000 étudiants actifs possédant une expérience de travail minimale de 2 ans. Nos programmes de formation s’adressent principalement à une clientèle adulte qui chemine à temps partiel. Afin d’offrir un maximum de flexibilité, les cours peuvent être offerts en présentiel (en classe), en format hybride (alternance classe et distance) et en format 100 % en ligne. L’équipe se compose d’une équipe de cinq adjointes aux activités et d’une adjointe principale dont le rôle consiste à s'assurer de la pertinence des programmes, de la qualité du matériel pédagogique et de l’encadrement du personnel enseignant.

Rôle et responsabilités

L’adjoint ou l’adjointe aux activités d’enseignement est responsable du secrétariat auprès d'une équipe de professeurs, de maîtres d’enseignement et de chargés de cours.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Voit à l'organisation matérielle des cours :

Crée et met à jour les nouveaux sites de cours sur Zone Cours ou son équivalent, transcrit les plans de cours;
- Compile les résultats d’examens et diffuse l’information dans HEC en ligne;
- Transcrit les horaires de cours, établit l’horaire des travaux pratiques;
- Commande divers documents pédagogiques;
- Fait imprimer les documents qui doivent être distribués en classe;
- Effectue les déclarations de droits d’auteur;
- Assure le suivi des examens (montage, lecture, correction du français, mise en page selon les standards établis par la Direction).
- Assure le suivi des demandes d’absences motivées, cas spéciaux, examens différés ou examens différents.
De façon proactive, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées et prépare les documents en conformité avec les échéanciers des autres unités de l’école.
Aide à la préparation et la programmation des évaluations des cours.
Répond au téléphone, aux conversations Teams et fournit divers renseignements aux étudiants et enseignants.
Informe les enseignants des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle de leurs cours.
Dépouille et traite les pochettes d’examens reçues à la Direction. Redistribue celles-ci dans le bon édifice.
Fait la numérisation des copies d’examen à lecture optique. Fait le traitement des copies. Envoie à l’enseignant concerné les fichiers résultant de la numérisation.
Prépare de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale. Effectue la recherche, la cueillette et l'agencement de renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.
Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondage, présentations, rapports…); compile des données, saisit les textes, les corrige, et prépare la mise en page selon les spécifications demandées. Transcrit et corrige des textes, en langue française et en langue anglaise.
Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs.
Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal :
- fait la saisie du nom des enseignants dans P-Soft;
- demandes d’autorisation d’engagement;
- demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel;
- tout autre formulaire interne à HEC Montréal.

Au besoin :

Lors de l’absence de l’adjointe principale, effectue divers travaux en support à la direction du département.
Prépare les dossiers et assure l’organisation logistique des réunions de coordination ou autres.
Vérifie l’inventaire et s’assure de l’approvisionnement du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail.
Soutien techniquement les enseignants dans l’utilisation de certains logiciels.
Prépare les documents nécessaires aux dossiers de promotion des maîtres d’enseignement, au curriculum des nouveaux cours, etc. et photocopie ces différents textes.
Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Exigences

Profil recherché

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente*
Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (ex; suite office, SharePoint, etc.)
Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web, tel que : Zone Cours, autres.
Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira.
Habiletés dans les relations interpersonnelles
Discrétion
Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes
Capacité de travailler en équipe
Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints
Autonomie et initiative
Connaissance du milieu universitaire (atout)

*Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

Salaire et avantages

Avantages