DATE LIMITE POUR POSTULER : 3 mai 2024
RÉSUMÉ DU POSTE : SOUS LA SUPERVISION DU (DE LA) RESPONSABLE ADMINISTRATIF(VE) DU CENTRE DE LA FORMATION CONTINUE, LE(LA) TECHNICIEN(NE) AGIT À TITRE DE PERSONNE-RESSOURCE POUR LES COORDONNATEURS(TRICES) DES PROGRAMMES ET LES RESPONSABLES DONT LES ACTIONS ET LES TÂCHES SONT LIÉES AU DÉVELOPPEMENT, À LA GESTION ET À LA COORDINATION DES PROGRAMMES, COURS ET PROJETS ACADÉMIQUES.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
Le(la) titulaire coordonne et administre, en collaboration avec les coordonnateurs(trices) des programmes et les divers services du Collège, toutes les marches à suivre techniques et administratives relatives à la promotion, les séances d'information, le suivi des documents d'admission, les tests diagnostiques, l'embauche et les contrats du personnel, l'intégration, les stages, la collation des grades et la gestion quotidienne des programmes d'AEC de la Formation continue, des programmes de Reconnaissance des acquis et des compétences (RAC), des cours de soir crédités et des cours offerts en ligne.
Programmes académiques :
- Gérer l'horaire de la session des programmes d'AEC à temps plein;
- Fournir les renseignements au service des communications pour faire la promotion des programmes par les médias sociaux et imprimés;
- Voir à la logistique des séances d'information et préparer la documentation appropriée;
- Effectuer des tâches administratives en lien avec les admissions;
- Apporter un soutien à la planification des tests diagnostiques;
- Apporter un soutien technique lors de l'embauche de personnel et la signature de contrats;
- S’assurer que la documentation relative aux stages est complète;
- Coordonner et planifier la cérémonie annuelle de collation des grades.
Programmes RAC :
- Coordonner et exécuter toutes les responsabilités administratives liées aux programmes RAC existants et nouveaux (procédures et mise en œuvre de nouveaux processus).
- Assurer le suivi des dossiers des étudiants - toutes les activités, la documentation complète soumise par les spécialistes de contenu et la vérification des transmissions au ministère.
- Produire des rapports sur les revenus et les dépenses liés à toutes les activités de RAC pour aider à la préparation des budgets.
- Préparer les contrats des spécialistes de contenu et les comptabiliser dans une fiche de suivi financier
- Participer à la gestion de projets et à la promotion de toutes les activités de RAC.
- Cours du soir et horaires :
- Soutenir le(la) coordinateur(trice) de programme dans la compilation des offres de cours du soir
- Assurer la liaison avec les départements d'enseignement en ce qui concerne l'offre de cours et les horaires.
- Préparer l'offre de cours conformément aux lignes directrices et au service des communications.
- Assurer la planification des cours du soir en collaboration avec le registrariat - programmation, réservation des salles, processus d'inscription.
Stages :
- Colliger les renseignements des entreprises et des organismes partenaires;
- Présenter le suivi des étudiants - activités;
- Faire la promotion du module de stage aux étudiants(es) actuels(les) à l'AEC et aux employeurs potentiels et offrir un soutien technique (inscription) - présentations en classe, publipostage électronique, messages sur Omnivox, soutien téléphonique, etc.
- Faire la promotion du module aux employeurs potentiels;
- Compiler les inscriptions aux stages à des fins d'approbation par le(la) coordonnateur(trice);
- S’assurer que toute la documentation relative aux stages est complète selon les marches à suivre du Collège (couverture de la CNESST, assurance responsabilité et conformité académique).
Programmes non crédités :
- Suivre les lignes directrices complexes relatives aux comptes-rendus financiers du portefeuille des technologies de l'information de Services Québec en collaboration avec le(la) coordonnateur(trice) du programme;
- Analyser l'admissibilité des candidat(e)s selon les politiques de Services Québec;
- Compiler, calculer et analyser les données financières et les documents d’admissibilité des dossiers clients afin de produire des rapports financiers trimestriels à la demande de Services Québec;
- Établir la séquence des activités en constant changement et fort complexes du portefeuille des technologies de l'information de Services Québec.
Tests diagnostiques :
- Établir la séquence des activités de mise en place et d'exécution des responsabilités administratives liées aux services de tests diagnostiques/à la surveillance;
- Coordonner l'horaire des examens avec les étudiant(e)s et les entreprises;
- S'assurer que tous les examens en ligne sont accessibles pour les candidat(e)s;
- Être responsable de la facturation, de l'envoi postal et de la documentation pour tous les clients;
- Vérifier l'admissibilité des clients et les documents soumis;
- S’assurer de la confidentialité et de l'intégrité du processus/sécurisation des documents;
Marketing et communications :
- Mettre à jour le site Web de la Formation continue sur la plateforme WordPress;
- Vérifier que les renseignements concernant les cours, les dates et l'admission sont exacts;
- Fournir des renseignements à jour à des partenaires externes, incluant, mais sans s'y limiter, Mon retour au Cégep et Cégep & Cie;
- Préparer, en collaboration avec le service des Communications et le(la) responsable de la Formation continue, diverses campagnes de marketing;
- Analyser les données desdites campagnes pour en vérifier l'efficacité.
Divers :
- Générer deux fois par semaine les rapports de gestion de temps et des heures travaillées des employé(e)s temporaires (absence, heures supplémentaires, vacances);
- Rechercher, analyser et compiler des données pour créer des rapports et des statiques à la demande de certains ministères, de Services Québec, de la Fédération des cégeps, de la MRC et d'autres organismes externes; agir comme personne-ressource pour les agences gouvernementales en lien avec les exigences et les marches à suivre des comptes-rendus ainsi que la préparation des demandes de financement incluant leur classement;
- Superviser, en collaboration avec le(la) responsable, le personnel de soutien occasionnel embauché pour les inscriptions, l'intégration et les examens;
- Coordonner le travail de l'équipe et exécuter des tâches techniques complexe;
- Créer les évaluations de l'enseignement et en extraire les données;
- Aider à l'intégration des enseignant(e)s nouvellement embauché(e)s.
- Effectuer toutes autres tâches connexes demandées par le(la) responsable.
CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ :
Formation :
- Diplôme d'études collégiales dans un domaine approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente
Exigences spécifiques :
- Niveau avancé en anglais - compréhension orale et écrite et production écrite
- Niveau intermédiaire en français - oral, compréhension écrite et production écrite
- Expérience pertinente minimale de 4 ans (souhaitée)
- Excellentes compétences informatiques (MS Office)
- Fortes compétences en matière de résolution de problèmes et d'analyse
- Bonne connaissance du fonctionnement général d'un bureau
- Excellentes compétences en communications écrite et orale
- Capacité à interagir de façon polie et efficace avec les gens
- Bonnes compétences en organisation et en planification
- Capacité à travailler de façon autonome et à respecter la confidentialité
- Capacité à effectuer des heures supplémentaires et à travailler plus tard, à l'occasion
- Connaissance des programmes, des cours et des marches à suivre pour la transmission des dossiers de la Formation continue (un atout)
- Capacité à travailler avec les systèmes CLARA et SOCRATE (un atout)
- Connaissance de WordPress (un atout)
Des tests pourraient être exigés afin d'évaluer les connaissances suivantes :
- Français - niveau intermédiaire à l'oral, à l'écrit et en compréhension écrite
- Anglais - niveau avancé, à l'oral, en compréhension et production écrites
- Word (niveau avancé)
- Excel (niveau avancé)
- PowerPoint (niveau intermédiaire)
NIVEAU DE SALAIRE
Technicienne ou technicien en administration - $24.21 - $32.32
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La vie à la JAC
Plus qu'un lieu de travail, JAC est une communauté qui vous accueille, quels que soient votre apparence, vos origines ou ce que vous aimez faire pendant votre temps libre. Ici, vous trouverez plus que des "collègues" ; les gens de JAC sont des mentors, des compagnons de café (ou de thé !), des membres de l'équipe, des partenaires de déjeuner... Et cela commence par notre directeur général : terre-à-terre, joyeux et dévoué à la création d'un environnement dynamique où les gens prennent soin les uns des autres. Travailler ici est plus qu'un emploi, c'est une carrière enrichissante. C'est votre chance de participer à de nouveaux projets ou de créer les vôtres ! Quoi qu'il en soit, explorez ce qui vous intéresse. Nous vous fournirons les technologies et les occasions d'apprendre et de vous développer en permanence.
Tout le monde est invité à postuler !
Notre collège souscrit à un programme d'égalité d'accès à l'emploi et encourage les candidats qualifiés à postuler. Nous remercions les candidats de nous soumettre leur curriculum vitae. Nous ne contacterons que les personnes sélectionnées pour une entrevue. Il se peut que nous fassions passer des tests psychométriques et que nous évaluions les compétences en communication écrite et orale en français et en anglais ainsi que les compétences en informatique.
Veuillez cliquer sur le lien www.johnabbott.qc.ca/career
afin de consulter l'affichage pour un poste de technicien(ne) en administration ; poste permanent à temps plein ; no. 2181
