Les réunions en milieu de travail remplissent une fonction réellement utile pour faciliter la coordination et la cohérence au sein des organisations. Toutefois, elles mobilisent fréquemment des participants dont la contribution ou le besoin d'assister à ces rencontres s'avèrent limités. Plusieurs bonnes pratiques de base (ex. : ordre du jour, compte-rendu) mériteraient par ailleurs d'être appliquées davantage pour faire en sorte que les réunions agissent comme vecteur de productivité plutôt qu'un frein. C'est ce que révèle un premier portrait des pratiques que l'Ordre des conseillers en ressources humaines agréés a réalisé en sondant 702 personnes en emploi, dont 28 % de gestionnaires. Ce sondage a été mené par la firme Léger en mars dernier.

Pour 83 % des travailleurs, les réunions représentent 5 heures de travail ou moins chaque semaine. Contrairement à un discours répandu, seule une minorité de travailleurs (23 %) estime participer à trop de réunions, et une large majorité juge leur nombre adéquat (71 %).

Globalement, la perception des réunions au travail est toutefois relativement partagée : 55 % estiment qu'elles s'avèrent un outil utile ou un levier essentiel au bon fonctionnement du travail, contre 43 % qui considèrent qu'elles sont un mal nécessaire ou une perte de temps.

Mieux cibler les participants

Plusieurs indicateurs révèlent que l'enjeu se trouve du côté de la pertinence de certaines réunions et du ciblage des personnes à inviter :

• 63 % estiment que certaines pourraient être remplacées par un courriel;
• 50 % considèrent qu'elles sont parfois tenues par habitude plutôt que par nécessité;
• 40 % déclarent faire souvent autre chose en parallèle, un phénomène qui fragmente l'attention et peut contribuer à diminuer la productivité des travailleurs;
• 37 % des travailleurs non gestionnaires assistent aux réunions pour écouter seulement, sans intervenir;
• les travailleurs non gestionnaires sont deux fois plus susceptibles que les gestionnaires de trouver l'information communiquée en réunion peu ou pas pertinente (21 %, contre 11 %).

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