Description

Mandat temporaire pour une durée approximative de 12 mois

MILIEU DE TRAVAIL

Relevant de la Direction des finances et de la gestion des infrastructures, les Services comptables et de la trésorerie sont responsables des opérations comptables (revenus, déboursés, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (comptes et grands livre) et de la préparation des rapports et états financiers.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

L’agent ou l’agente d’administration (déboursés) effectue un ensemble de travaux à caractère comptable reliés au paiement des déboursés de HEC Montréal.

La personne titulaire de cet emploi étudie et vérifie les différents rapports comptables et, le cas échéant, identifie et corrige tout écart constaté. Elle prépare les écritures de journal relatives à diverses transactions. En outre, elle effectue les traites, les transferts bancaires et le processus d’émission des chèques.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Procède à la vérification des relevés des dépenses :

o Valide les relevés des dépenses en respectant la directive à cet effet.

o S’assure d’obtenir toutes les pièces justificatives reliées aux relevés des dépenses; Au besoin, communique avec différents acteurs afin de valider des informations.

o Agit à titre d’expert de la directive sur le remboursement des dépenses au sein de son équipe et des membres de l’École.

o Développe le volet « formation » sur la directive de remboursement des dépenses et veille à la mise-à-jour de celle-ci.

Dans le respect des pratiques et des politiques de HEC Montréal, concilie quotidiennement les factures des fournisseurs selon les termes de paiement convenus.

Reçoit les notes de crédit et identifie la facture et le bon de commande afférents s’il y a lieu. Saisit les modifications appropriées dans le système de gestion intégré.

Traite les demandes de correction relatives aux demandes de paiement ou aux rapports de dépenses en regard des pièces justificatives fournies et complète la documentation afférente (écriture de correction, transfert de dépense).

Vérifie, en regard des ententes établies et des termes convenus, les données de l’ensemble des dossiers fournisseurs créés dans le système de gestion intégré. S’assure que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données.

Effectue le traitement des cas complexes ou nécessitant une attention particulière. Consulte les rapports d’anomalies et effectue les mises à jour requises dans le système de gestion intégré.

À l’aide du système de gestion intégré, saisit et met à jour les données des comptes à payer (factures, demandes de paiement, rapport de dépenses, etc.) et effectue les entrées de journal appropriées.

Vérifie les relevés de comptes (fournisseurs, frais de dédouanement, achats, etc.).

Compile, calcule et vérifie les frais reliés aux services partagées par plusieurs unités (téléphonie, messagerie, fournitures de bureau, etc.) et répartit la dépense aux services concernés par passerelles informatiques; s’assure que toutes les données ont été incluses dans la mise à jour des fichiers.

Étudie et vérifie les données des différents rapports comptables relatifs aux comptes du grand livre et autres comptes :

o Identifie et corrige tout écart de manière à pouvoir expliquer les soldes mensuels des comptes.

o S’assure d’obtenir toute pièce justificative nécessaire.

Prépare des écritures de journal appropriées à l’aide du système de gestion intégré et collabore aux écritures de fins de mois et de fin d’années :

o Prépare les écritures inter-fonctions, inter-fonds, de ventes internes, de transferts d’imputations, de corrections, d’annulations et d’émission de chèques.

o Calcule et compile les frais courus et les avances et effectue la contre passation dans l’année suivante.

Transmet aux institutions financières les renseignements nécessaires aux traites, aux virements et aux transferts bancaires :

o S’assure de l’exactitude des taux de change appliqués.

o Sur réception des pièces de la banque, saisit les données, prépare les écritures de journal et s’assure des disponibilités budgétaires.

o Au besoin, émet les chèques manuels et les duplicatas. Prépare et transmet les fichiers relatifs aux chèques et dépôts directs émis par HEC Montréal aux institutions bancaires pour conciliation et paiement.

o Procède aux annulations de chèques ou aux arrêts de paiement lorsque requis. Avise les personnes concernées.

Consulte les rapports d’anomalies budgétaires et veille au respect des délais de paiement.

Participe aux activités de son secteur dans le respect des échéanciers fixés (entrée de données, classement et archivage des documents, etc.).

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière.

Répond à toute demande d’information relative à son secteur d’activité et effectue toute autre tâche nécessitée par ses fonctions.

Exigences

Diplôme d’études collégiales en techniques administratives, option finance ou dans une discipline appropriée et un minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail
Capacité de travailler sous pression et en équipe
Connaissance du milieu universitaire (atout)