Description

MILIEU DE TRAVAIL

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les Directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l'étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.

Les Directions des programmes déterminent le contenu pédagogique et les diverses spécialisations des programmes sous leur responsabilité, les cheminements possibles, les exigences d’entrée, etc. Elles évaluent les candidatures au programme, gèrent les bourses offertes selon la qualité du dossier académique et assurent un soutien en matière de cheminement pédagogique aux étudiants du programme. En outre, elles dirigent et coordonnent les activités de l’assurance des apprentissages pour ses programmes, évaluent et veillent au maintien du positionnement concurrentiel des programmes d’études, et voient au développement de nouvelles spécialisations ou de nouveaux modes pédagogiques.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative à la direction met à profit ses connaissances pour assumer la responsabilité d’un ensemble de tâches liées à la gestion et à la coordination des dossiers (pédagogiques et administratifs) et des communications, et à la gestion matérielle de son secteur de travail. La personne titulaire de l’emploi est appelée à soutenir les activités et les dossiers des directions pédagogiques et administratives des programmes de certificat et des cycles supérieurs.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Tient à jour et assure le suivi du calendrier des activités périodiques de son secteur de travail :

o De façon proactive et selon le calendrier opérationnel, planifie les tâches et les activités, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées, fait les suivis, prépare les documents et les dossiers requis, en conformité avec les échéanciers fixés.

o Se tient à l’affût des activités de son secteur de travail (dates limites, événements particuliers, etc.).

o Lors de nomination, informe les nouveaux directeurs pédagogiques des activités périodiques présentes au calendrier.

o Tient à jour l’agenda de la direction des programmes, fixe les rendez-vous et les lui rappelle. Prépare les dossiers nécessaires aux rencontres et en assure le suivi.

Assure les liens auprès des étudiants, des clients et des différents intervenants, internes et externes, concernés par les activités et dossiers de son secteur de travail (Université de Montréal, professeurs, directeurs administratifs de programmes, membres du Conseil pédagogique, membres du Comité des programmes, membres des comités pédagogiques d’assurance de l’apprentissage, comités consultatifs, associations étudiantes de programme, SAIME, etc.) :

o Dirige les étudiants vers les ressources administratives appropriées : Registrariat, Service aux étudiants, Service d’enseignement, etc.

o Reçoit, filtre et achemine les appels et les courriels de son secteur de travail.

Rédige des documents d’information, collabore à la planification des activités et participe aux événements tels que des journées portes ouvertes, des séances d'accueil, ou toute autre activité de ce type.Planifie et gère le suivi administratif requis pour la création de nouveaux cours, les modifications aux programmes, la création de nouveaux programmes :

o En collaboration avec les départements d’enseignement, coordonne les demandes de création de programmes, de modifications de structure et de cours.

o Prépare, rédige, révise et s’assure que tous les documents soient conformes et complets pour la présentation aux différentes instances (Comité des programmes, Conseil pédagogique, Université de Montréal).

o Accompagne la direction administrative dans la mise à jour des changements pédagogiques sur le site Web et dans PeopleSoft.

Collabore avec les directions administratives des programmes dans divers dossiers :

o Révise et met à jour les descriptions officielles et conçoit les annuaires de chaque programme.

o Traduit en anglais et valide de courts textes pour des communications aux étudiants.

o Prépare des documents liés à la conception des horaires (rapport de cours, regroupements, etc.).

o Effectue certaines tâches pour la mise en place des programmes.

o Prépare des textes, extrait des données et effectue des tableaux Excel pour produire des statistiques et des rapports.

Collabore avec la direction de programme dans la réalisation de divers dossiers ou projets, assure la correspondance, le suivi administratif, la recherche et la cueillette d’information, la préparation matérielle et logistique, etc.
Voit à l’organisation logistique et à la préparation matérielle de réunions ou d’événements :

o Convoque les participants et prépare l’ordre du jour et les documents nécessaires.

o Au besoin, assiste à ces réunions et en dresse le compte-rendu; assure le suivi administratif des décisions relevant de sa compétence.

o Réserve les espaces, biens et services (hôtellerie, audiovisuel, musiciens, traiteurs, etc.), assure le lien entre les différents intervenants, etc.

o Veille à l’organisation logistique des déplacements du directeur de programme.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Exigences

Diplôme d’études professionnelles en secrétariat et un minimum huit années d’expérience de travail pertinente
Excellente connaissance de la langue française et anglaise, parlée et écrite
Bonne capacité de rédaction
Bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant tels que la Suite Office, notamment Word, Excel et Powerpoint
Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouveaux outils technologiques
Sens de l’organisation et de la planification
Leadership et capacité d’initiative
Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites
Capacité d’analyse et de synthèse
Autonomie dans le travail, aptitude pour travailler avec un minimum de supervision, débrouillardise
Capacité de travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
Capacité de travailler en équipe
Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
Disponibilité à effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulier
Connaissance du milieu universitaire (atout)
Connaissance d’un système de gestion intégré (exemple : PeopleSoft, SAP) (atout)